NOTION, LA HERRAMIENTA PARA DOCUMENTAR PROCESOS EN TU EMPRESA

En este artículo te voy a hablar de algo tan concreto en tu empresa como los procesos, que son tan importantes para facilitar el trabajo, ahorrar tiempo y escalar el negocio.

Me atrevo a decir que trabajas con un equipo deslocalizado y en remoto, haciendo teletrabajo.

Producís muchos contenidos, tanto para difusión externa (posts, redes sociales, trainings) como para consumo interno (procesos, seguimiento de clientes, etc.).

¿Cómo organizas todo esto? Si eres un emprendedor implicado y comprometido con tu negocio, serás firme, contigo mismo y con tu equipo, sobre la necesidad de planificación y organización.

Es la primera de las premisas que debes acometer.

No puedes caer en el caos. El caos significa que pierdes el control; sin control perderás también un tiempo valioso; y, en consecuencia, serás menos productivo.

Sin productividad no hay venta. Y sin venta no hay facturación.

Si no facturas, se acabó: ya no habrá negocio.

Por lo tanto, lidiar con el caos es muy importante. Y para controlarlo no hay nada como crear protocolos y procesos.

Detalla todo lo referente a tu empresa, para que todo el equipo lo tenga claro; cada miembro sepa exactamente lo que tiene que hacer y cómo, paso por paso.

El orden es la capa oculta de tu negocio. A simple vista no se aprecia, pero como falte… ¡Vaya si se nota!

En este blog ya te he hablado de la importancia de crear Manuales de Operaciones (Standard Operating Procedures).

Una vez comprendas esta necesidad, avancemos un paso más: ¿cómo documentas todos esos procesos en tu negocio?

Te voy a hablar de la herramienta ideal para ello, Notion.

QUÉ ES NOTION

Notion es una completa aplicación para la documentación de procesos que reúne numerosos recursos, con el objetivo de mejorar la productividad de profesionales y equipos.

Con Notion puedes sincronizar archivos en la nube, importar archivos de diferente formato, redactar documentos, crear hojas de cálculo, organizar tareas, gestionar proyectos, crear bases de datos, conectar con aplicaciones de terceros…

Una infinidad de acciones en un sólo lugar.

Y ese es su claim precisamente, All-in-one workspace, Espacio de trabajo todo en uno.

Veamos paso a paso cómo funciona Notion.

CREAR UNA CUENTA EN NOTION

Puedes crear tu cuenta en Notion con tu correo electrónico y una contraseña; o también mediante tu usuario de Google.

Es sumamente sencillo y, en apenas dos clics, podrás empezar a trabajar con Notion.

CÓMO USAR NOTION, TUTORIAL PASO A PASO

Cuando creas la cuenta ya tienes una página en Notion.

Lo primero que te propone la herramienta es crear nuevas subpáginas.

Esta es una forma de mantenerlo todo organizado.

CREAR PÁGINAS EN NOTION

Para crear una nueva página tan sólo tienes que pinchar en ella y darle un nombre.

CREAR BLOQUES EN NOTION

Dentro de las páginas, puedes configurar éstas y añadir la funcionalidad que desees.

Para hacerlo, cuando pasas por la parte izquierda del título de la página, te aparece un signo +, que al pinchar en él te ofrece las opciones de bloques posibles, como crear un encabezado, incluir una lista de tareas, una nueva página, etc.

Si estás habituado a trabajar en WordPress no te costará nada hacerte a este sistema, puesto que es muy similar al editor de Guttenberg.

En cada página podrás combinar los bloques como quieras.

Así, crearás la página a medida de tus necesidades. Y editarla siempre que desees.

Aquí puedes ver un ejemplo. Tiene diferentes recursos y funcionalidades, como titulares, listas, tablero de tareas y calendario.

Pero además, Notion permite incluir más recursos en los elementos de contenido y asignar responsables, nombrar usuarios, poner fechas etc.

Para hacerlo sólo tienes que colocarte encima del elemento en cuestión y pinchar en los tres puntos que aparecerán a la derecha al pasar por encima. Se te desplegará una lista con opciones para eliminar, duplicar, copiar el enlace, renombrar o mover de ubicación.

Y también se despliegan más posibilidades de edición, como asignarlo, registrar su estatus, etc.

Si pinchas en el elemento se te abrirá igualmente y te ofrecerá más opciones de edición.

UTILIZAR PLANTILLAS DE NOTION

Si prefieres comenzar a trabajar en Notion con una ayuda extra, puedes hacer uso de las plantillas que la propia herramienta ofrece.

El catálogo de plantillas en Notion es muy extenso. Está categorizado por necesidades: diseño, marketing, productividad, educación, recursos humanos y un largo etcétera.

Sólo tienes que elegir la categoría en el menú de la derecha y se desplegarán las diferentes plantillas que puedes descargar.

Para elegir una concreta, pincha en “Use this template” y la cargarás en tu espacio de Notion. Una vez cargada podrás editarla según tus necesidades concretas.

PLANES Y PRECIOS DE NOTION

Como ya viene siendo habitual en este tipo de aplicaciones, Notion ofrece una cuenta gratuita y varios planes diferentes para adaptarse a las necesidades de profesionales y equipos según sus necesidades.

En todos los planes, incluido el gratuito, están incluidos los recursos básicos de uso (invitar a usuarios, crear bloques, subir archivos) y también funcionalidades, como operar con la aplicación bajo diferentes sistemas, usar plantillas, crear bases de datos y exportación.

La diferencia entre los planes radica en los recursos que ofrece en áreas de administración y seguridad; y en el servicio de soporte.

Como ves, para empezar, e incluso si trabajas en equipo, puedes probar la aplicación con la cuenta gratuita.

Respecto a los precios:

  • Gratuita
  • Personal: 4$/mes
  • Team: para equipo: 8$/mes/miembro
  • Enterprise: opción empresarial, con presupuesto a medida


APLICACIONES DE NOTION EN DIFERENTES VERSIONES

Notion cuenta con aplicaciones para versiones de escritorio, smartphones y también ofrece extensiones para navegadores.

DESCARGAR NOTION PARA MAC Y WINDOWS

Notion está disponible para los dos prinicplaes sistemas operativos de escritorio.

Notion Mac

Notion Windows

APLICACIONES PARA SMARTPHONE

Notion para iOS

Notion para Android

EXTENSIONES DE NAVEGADOR

Extensión de Notion para Google Chrome

Extensión de Notion para Firefox

WEB CLIPPER

Notion también ofrece extensiones para diferentes navegadores, con las que es posible guardar y organizar capturas de sitios web.

Una vez instalada la extensión, sólo tienes que pinchar en el icono mientras la página que quieres guardar este abierta y darle un nombre.

ste es un recurso perfecto para cuando tengas que crear manuales, procedimientos, unidades de conocimiento etc.
A estos clips de sitios web puedes añadirles etiquetas, notas, asignarlos e incluso convertirlos en tareas.

NOTION, ESPACIO UNIFICADO DE HERRAMIENTAS

Si te estás planteando usar Notion como una solución para gestionar tu equipo y proyectos de tu negocio online, puede servirte este esquema en el que te resumo sus funcionalidades.

También te cuento a qué aplicaciones puede sustituir Notion en tu neogocio.

NOTAS Y DOCUMENTOS

Puede sustituir a Microsoft Windows, Google Docs y Evernote.

BASE DE CONOCIMIENTO

Las herramientas que ofrece Notion pueden perfectamente servirte para crear Wikis, manuales, etc. Y evitarías trabajar en repositorios como Confluence o GitHubWiki, por ejemplo.

GESTIÓN DE TAREAS Y PROYECTOS

Notion cuenta con calendario, lista de tareas, vistas de cumplimiento y panel Kanban.

Por lo tanto, gestionar las tareas de todo el equipo es posible con esta multi-herramienta y sustituye a aplicaciones como Trello, Asana o Jira.

HOJAS DE CÁLCULO Y BASES DE DATOS

También para estas funciones es útil Notion. Crear flujos de trabajo se hace sencillo con esta aplicación y sustituye a Google Sheets o Airtable.

TRABAJO EN REMOTO

Notion favorece el trabajo en remoto entre miembros de equipos porque facilita mucho la gestión de las diversas necesidades y recursos.

Como ya hemos visto, con Notion es posible compartir y colaborar en modo sincronizado; crear en equipo; trabajar con los mismos documentos; y gestionar los proyectos.

PRODUCTIVIDAD PERSONAL

Notion también resulta una buena opción para la productividad personal y utilizarlo como un gran gestor todo en uno.

Gracias a Notion, a la que puedes incluso conectar aplicaciones externas de tu día día, te resultará más fácil mantener todo organizado y focalizar.

VENTAJAS DE USAR NOTION

Mi equipo y yo trabajamos con Notion con todas las aplicaciones que ya te he contado.

Para mi tiene cuatro ventajas claras:

MEJORA DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

La creación de documentación se convierte en un proceso rápido y ágil. Recursos como el poder asignar plazos y responsables favorecen la gestión, porque cada uno de nosotros sabe en todo momento qué tarea tiene que acometer.

MAYOR PRODUCTIVIDAD

Como consecuencia de una mejora en la gestión del tiempo, somos más productivos. Todo el equipo sabe dónde está la documentación, conoce las tareas que sus compañeros tienen asignadas, en qué punto está cada proceso, etc.

UNIDAD DOCUMENTAL COMPARTIDA

Hay un lugar para archivar y tener a mano toda la documentación que el equipo ha producido: procesos, protocolos, manuales, procedimientos…

Trabajamos con autonomía porque todos los miembros accedemos cuando necesitamos a el documento concreto, sin perder tiempo en la gestión o peticiones a otros compañeros.

SINCRONIZACIÓN

Podemos acceder a Notion desde cualquier lugar y momento; y desde cualquier dispositivo.

Franck SCIPION 

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *